Es ist eine altbekannte Szene in projektbasierten Unternehmen: Die Teams sind eifrig, alles wirkt reibungslos – doch sobald das Budget zur Neige geht, zeigt sich, dass am eigentlichen Gewinn kaum etwas hängen bleibt. Besonders in Zeiten, in denen Aufträge mal schwappen, mal versiegen und alles teurer wird, spürt man diese Schwachstellen stärker. Vielerorts zählt das, was direkt Umsatz bringt, während die tatsächliche Marge leicht aus dem Blick gerät. Das passiert noch schneller, wenn jeder Geschäftsbereich seine Daten auf eigene Art und Weise dokumentiert – mal hier eine Excel-Liste, mal da eine Eigenlösung. Das Ganze verkompliziert die Steuerung enorm und sorgt dafür, dass Unternehmen sprichwörtlich im Nebel stochern.
Benny Hahn, einer der Geschäftsführer der ZEP GmbH, kennt das Problem aus eigenem Erleben – und aus vielen Kundengesprächen. Er sagt, fachlich läuft es häufig top, wirtschaftlich bleibt aber Luft nach oben. Der Fehler liegt meist in der Steuerung „nach Gefühl“. Bewährt hat sich stattdessen, nicht stur auf Umsatz zu setzen, sondern den Rohertrag (also Umsatz abzüglich direkter Projektkosten) zu beobachten. Denn der gibt verlässlich Auskunft, wo sich Arbeit unterm Strich auszahlt – und wo nicht.
Wer Projekte datenbasiert steuert, erkennt schneller, welche Aufträge florieren und wo Kapazitäten unerwartet verschlungen werden. Dafür braucht es gar keinen hochkomplizierten Zahlenwust: Schon ein klarer Vergleich von geplanten und tatsächlichen Aufwänden, anteiliger Abrechnungszeiten und regelmäßige Forecasts verbessern die Sicht. All das funktioniert allerdings nur, wenn Zeit, Ressourcen und Kosten in ein gemeinsames System einfließen, statt im Datensalat zu enden.
Ein Stolperstein: Mitarbeitende assoziieren Erfassung oft mit Kontrolle. Dabei kann eine schlanke, alltägliche Dokumentation sogar entlasten, meint Hahn. Wichtig ist Einfachheit und Durchgängigkeit; das verhindert nicht nur Missverständnisse, sondern ermöglicht im Zweifel auch schnelle Kurskorrekturen. Dauerhaft gute Ergebnisse entstehen dort, wo Erfahrung und Daten zusammenkommen – und jederzeit verfügbar sind, auch wenn zentrale Köpfe mal wechseln.
Projektbasierte Firmen sind mit schwankenden Auftragslagen und steigendem Kostendruck konfrontiert. Mangelt es an integrierten Steuerungsdaten, leidet besonders die Marge, denn Zusatzaufwände oder ungenaue Zeiterfassung werden leicht übersehen. In der Praxis wird deshalb zunehmend auf digitale Tools wie Projekt-ERP und automatisierte Zeiterfassung gesetzt, um verlässlich zwischen Fachlichkeit und Wirtschaftlichkeit zu unterscheiden und Risiken früh zu erkennen.
Zusätzliche Infos aus aktuellen Quellen: In mehreren Branchenberichten der letzten Tage zeigt sich, dass gerade IT- und Beratungsunternehmen ihre Margenziele immer seltener erreichen. Laut Süddeutscher Zeitung steigt der Druck durch Kunden, schneller und flexibler zu arbeiten, oft auf Kosten der Sorgfalt bei der Kostenerfassung. Ein DW-Artikel beschreibt, wie Firmen verstärkt auf Cloud-basierte Steuerungstools umstellen, um Kostenfallen zu vermeiden (Quelle: [sueddeutsche.de](https://www.sueddeutsche.de), [dw.com](https://www.dw.com)).
