Messelogistik: Das übersehene Risiko in der Messeplanung

Man glaubt gar nicht, wie viel Geld und Energie Unternehmen jährlich in Messen stecken – im Schnitt fast die Hälfte ihres Marketingetats. Über 200.000 Aussteller wuchten ihre meist teuren Stände auf sieben Millionen Quadratmeter Fläche. Doch wenig spricht man darüber, wie all das Zeug eigentlich pünktlich und unversehrt seinen Weg aufs Messegelände findet. Die Logistik wird behandelt wie ein lästiges Beiwerk – oft improvisiert, mit wechselnden Dienstleistern, selten mit System. 'Wer weiß wirklich, wann sein Slot ist?', fragt Timm Trede, Chef beim Kurierdienst zipmend rhetorisch. Meistens: niemand.

Messeplätze wie Stuttgart oder Berlin arbeiten inzwischen mit digitalen Buchungssystemen für Transporte. Verpasst ein Aussteller den Slot, sind Stress und Kosten programmiert: Verspätung bedeutet, dass die Rampe verriegelt bleibt und Pakete nicht zentral, sondern vor Ort persönlich angenommen werden müssen. Besonders knifflig: Sechzig Prozent der Aussteller reisen aus dem Ausland an und schleppen nicht nur Kisten, sondern auch Zollformalitäten mit. Zipmend setzt auf Direktfahrten und blitzschnelle Organisation – samt persönlicher Betreuung, um genau diesen logistischen Blindflug zu vermeiden. Der Dienstleister rechnet mit weiter steigendem Bedarf und will mit digitalen Hilfsmitteln und Spezialisten das ungeliebte Stiefkind Logistik endlich zum planbaren Teil der Messe machen. Auch andere Unternehmen investieren in smarte Planung, digitale Tools und Schulungen, um die wachsenden logistischen Herausforderungen auf internationalen Messen zu meistern. In aktuellen Berichten wird über Verzögerungen im Messesektor durch neue Zollregelungen und IT-Probleme berichtet. Erfahrungen und Einschätzungen aus verschiedenen Unternehmen zeigen: Wer heute keine Strategie für die Messeanlieferung hat, riskiert nicht nur Geld, sondern das Scheitern des gesamten Auftritts.