Für die Studie hat IW Consult im Auftrag von SPS Germany rund 100 größere Unternehmen mit durchschnittlich 1.700 Beschäftigten in Deutschland befragt – querbeet durch Branchen, hauptsächlich diejenigen, in denen Lohnabrechnung ein komplexes Unterfangen ist. Interessant: Alle Welt redet von KI und Automatisierung, doch der Einsatz in der Payroll bleibt zaghafter als gedacht.
Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Der Wunschzettel für KI ist lang. 71 Prozent hoffen, mit KI ihre Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Auch regulatorische Hürden – Datenschutz, neue Gesetze – sollen sich nach Vorstellung vieler mit KI leichter nehmen lassen (45 Prozent). Den größten Effekt bei der Kostenentlastung erhoffen sich immerhin 40 Prozent. Besonders beliebt ist KI da, wo sie bei der Fehlervermeidung und Überwachung hilft oder Mitarbeitenden einen direkten digitalen Draht zu Payroll-Prozessen bietet.
Doch auf dem Weg dorthin bremsen alte IT-Landschaften, fehlende Modernisierung und Unsicherheiten bei der Cloud-Strategie. Digitalisierung und Automatisierung (64 Prozent), Compliance-Anforderungen (61 Prozent) und erhöhter Kostendruck (61 Prozent) sind zwar überall Thema, aber eben oft noch in der Sackgasse.
Systemschwächen als Stolperfalle
Nur eine Minderheit arbeitet tatsächlich mit KI, meist pilothaft. Knapp drei Viertel der Firmen sehen bei sich selbst Nachholbedarf: Da fehlt es an modernen Systemen (48 Prozent), am Mut zu modernen Technologien (45 Prozent) oder an Regeln für gute Qualität (44 Prozent). Bei Cloud-Lösungen ist die Viertel- bis Drittelstrategie verbreitet: 38 Prozent haben keine Cloud-Strategie, einige steigen gerade erst um oder sind noch unschlüssig. Immerhin ein Drittel nutzt die Cloud schon, zwölf Prozent schwören weiterhin auf eigene Server. Auch hier: Firmen ohne Cloud sehen viel öfter Handlungsbedarf als Cloud-Nutzer, klarer Vorteil für Letztere.
Menschliche Unsicherheiten
Es kommt aber nicht nur auf Technik an. Knapp die Hälfte der Unternehmen fürchtet den Verlust von Know-how, wenn erfahrene Kolleg:innen das Unternehmen verlassen – Payroll ist oft echtes, individuelles Spezialwissen. Personalmangel hängt wie ein Damoklesschwert über der Branche.
Marianne Gause von SPS Germany bringt es auf den Punkt: „Da ist viel Potenzial, aber solange die Basis fehlt – moderne Systeme, durchdachte Prozesse – bleibt es beim Wunschdenken.“
Outsourcing – Chance oder Notlösung?
Abhilfe schafft manchmal das Outsourcing. Jedes vierte Unternehmen lagert Payroll-Prozesse bereits ganz oder teilweise aus und meldet Verbesserungen: neue Systemlandschaften, Entlastung fürs Team und bessere Standardisierung. Die Zahlen: 52 Prozent sehen technische Fortschritte, 35 Prozent freuen sich über mehr Freiräume für Mitarbeitende, jeweils 30 Prozent attestieren Qualitäts- und Standardisierungsschübe.
Die gesamte Analyse findet sich direkt bei SPS Germany – für alle, die tiefer einsteigen möchten.
Die Studie zeigt eine ernüchternde Bilanz: Trotz hoher Erwartungen kommt KI in der Lohnabrechnung nur selten wirklich produktiv zum Einsatz. Besonders ins Auge sticht der Modernisierungsstau bei IT und Prozessen – viele Unternehmen kämpfen noch mit veralteten Strukturen, Unsicherheiten bei Cloud-Lösungen und einem Mangel an Erfahrungsträger:innen. Ein weiteres aktuelles Thema: Angesichts des zunehmenden Personalmangels setzen mehr Unternehmen auf externe Dienstleister, die nicht nur technische, sondern auch personelle Engpässe abfedern können. Ergänzend zeigen aktuelle Berichte auf, dass der KI-Einsatz in anderen HR-Bereichen wie Recruiting schneller voranschreitet. Zudem wächst der politische Druck: Die Digitalisierung der Verwaltung und Unternehmen wird von verschiedenen Seiten, etwa in Debatten im Bundestag und auf EU-Ebene, als Standortfaktor gesehen. Auf europäischer Ebene sorgen sich Entscheider weiter um die Vereinbarkeit von Datenschutz und innovationsfreundlicher KI-Implementierung – ein Thema, das für deutschen Mittelstand und Konzerne weiter mit Unsicherheit verbunden ist.