Früher ließ man vielleicht mal ein unauffälliges Post-it verschwinden oder das nächste auditrelevante Dokument in endlosen E-Mail-Threads auf Nimmerwiedersehen verschwinden – damit ist jetzt endgültig Schluss. Verantwortliche können jetzt Routineaufgaben wie den Nachweis des Staplerscheins oder die längst fällig gewordene arbeitsmedizinische Eignungsuntersuchung zentral anlegen: Ob einmalig oder wiederkehrend, das System erinnert automatisch alle betroffenen Mitarbeiter. Rückfragen? Überflüssig! Jede erledigte Aufgabe wird rechtssicher dokumentiert, erinnert und abgelegt. Heißt im Klartext: Weniger Stress, weniger Nachrufe hinter Dokumenten oder Fristen, einfach mehr Übersicht.
Schön ist auch: Vorlagen für übliche Aufgaben wie Fahrerlaubnis-Checks, Sicherheitstrainings oder den Staplerschein-Nachweis sind schon dabei. Wer eigene Anforderungen hat, kann ohne viel Aufhebens eigene Aufgaben einpflegen oder bestehende Vorlagen anpassen. Mehrere Termine pro Person lassen sich ebenso handhaben. Die Beschäftigten werden gezielt und automatisiert per E-Mail oder SMS informiert und können direkt darauf reagieren: etwa mit Bestätigungen, Uploads oder Dateneingaben – alles wandert auf sicheren Wegen ins LapID-System.
Laut Tim Wiersdörfer, dem Produktverantwortlichen, wird damit jeder Schritt digital nachvollziehbar – egal ob ein Zertifikat direkt hochgeladen oder der reine Empfang eines Dokuments bestätigt werden muss. Verantwortliche legen den Workflow einmal fest, dann läuft die Kommunikation automatisiert. Die Kontrolle behalten sie trotzdem: Eingaben werden geprüft, freigegeben und dann erst in die Personal- oder Fahrzeugakten übernommen. Das sorgt für strukturierte, saubere und gut dokumentierte Abläufe. ISO-27001-TÜV-Siegel sorgen zusätzlich für Entspannung bei Sicherheitsfragen.
Was bleibt? Mehr Durchblick, weniger nervige Rückfragen und ein gutes Gefühl, dass auch die Compliance-Anforderungen sauber und ohne extra Aufwand abgedeckt sind. Klingt nach der Art von Digitalisierung, die im Arbeitsalltag wirklich etwas bringt.
LapID, ein SaaS-Pionier mit rund 50 Mitarbeitenden an den Standorten Netphen und Köln, digitalisiert seit 2006 Aufgaben im Fuhrpark und HR für tausende Unternehmen – u.a. für Branchengrößen wie AXA, BAUR, Coca-Cola und Evonik. Über 600.000 User deutschlandweit verarbeiten regelmäßig ihre Aufgaben über LapID. Falls weitere Infos gewünscht sind: www.lapid.de
Das neue Feature der LapID Service GmbH digitalisiert und automatisiert die Verwaltung von Aufgaben und Terminen für Unternehmen – insbesondere im Fuhrpark-, Arbeitsschutz- und HR-Bereich. Die Plattform ersetzt analoge Listen und gewährleistet per Erinnerungsfunktion, Statusverfolgung und Dokumentation einen durchgängigen Ablauf, was Prozesse verschlankt und Prüfungsaufwände für Verantwortliche reduziert. Neben der Verbesserung der organisatorischen Effizienz überzeugt LapID mit nachweisbarer Datensicherheit (ISO-27001-Zertifizierung, TÜV SÜD geprüft) und etablierten Kunden wie Coca-Cola und Evonik.
Online-Recherche zeigt: Digitales Aufgabenmanagement und Compliance-Lösungen werden in der deutschen Wirtschaft immer wichtiger – insbesondere unter den Herausforderungen von Homeoffice, dezentralen Teams und steigenden gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen profitieren messbar von automatisierten Abläufen, weniger Dokumentenchaos und mehr Transparenz im rechtlichen Nachweis. Tendenz zeigt: Smarte SaaS-Angebote für HR und Fuhrpark sind Schlüssel zur Modernisierung interner Abläufe. Auch führen zunehmende gesetzliche Vorgaben und gestiegene Datenschutz-Anforderungen dazu, dass automatisierte und datenschutzkonforme Lösungen wie die von LapID weiter an Relevanz gewinnen. Unabhängig davon rücken Digitalisierungs-Tools für mittelständische Unternehmen mehr und mehr in den Fokus von Innovationsförderprogrammen auf Bundes- und EU-Ebene.
