In wachsenden Firmen steht meist das große Ziel im Raum: Das eigene Unternehmen weiterdenken, das Tagesgeschäft sortieren, endlich mehr Handlungsfreiheit. Die Realität bremst – paradox genug – oft genau diese Ambitionen aus. Trotz Personalausbau kleben Alltagsfragen immer noch an der Geschäftsführung: Die Terminflut, Abstimmungsmeetings, endlose Entscheidungen – vieles landet quasi wie automatisch ‚beim Chef‘. Das führt fast zwangsläufig zu Überlastung, ständigem Druck und der Angst, irgendwie die Fäden zu verlieren. Die große Frage: Kann eine Assistenz diesen Knoten durchschlagen? Rebecca Straten – Geschäftsführerin von Straten Consulting – kennt die Antwort aus eigener Praxis: Vieles hängt gar nicht an der Arbeitsmenge, sondern daran, wie Verantwortlichkeiten verteilt und gelebt werden.
Rebecca Straten hat einen ungewöhnlichen Blick: Sie war lange selbst Executive Assistant und weiß, warum viele Unternehmer oft an der Oberfläche kratzen, wenn sie Unterstützung suchen. Ihre Erkenntnis: Entlastung entsteht nicht durch ein weiteres Paar Hände – sie entsteht erst dann, wenn Klarheit herrscht. Wer macht was? Wer entscheidet wofür? Muss wirklich alles doppelt und dreifach abgestimmt werden? Auf Basis ihrer Erfahrungen hat sie das sogenannte STRATEN Führungs- und Assistenz-System entwickelt. Zentral: Nicht einfach jemanden einstellen, sondern die Rollen und das Zusammenspiel glasklar gestalten. Die Idee – nicht immer ganz bequem: Überprüfe, wo Blockaden, Flaschenhälse und vermeidbare Abhängigkeiten bestehen, bevor ein Recruitingprozess überhaupt startet.
Assistenz-Recruiting ist keine Wunderlösung – vor allem nicht ohne Struktur
Häufig besetzen Unternehmen Assistenzstellen in der Hoffnung, ihre wachsenden Aufgaben besser zu schultern. Doch häufig verkommt die Assistenz zur reinen Organisation: Kalendermanagement, Mails, Topfschlagen im Backoffice, das war‘s dann meistens schon. Die erhoffte Steuerungsfunktion bleibt unsichtbar. Der Clou liegt laut Straten darin, das volle Potenzial einer Executive Assistant erst durch einen strukturierten Rahmen zu entfalten – weg von rein administrativer Unterstützung, hin zu einer echten Entscheidungspartnerin.
Ihr Ansatz ist klar: Am Anfang steht ein sorgfältiger Blick auf die bestehende Situation im Unternehmen. Gemeinsam werden Prozesse, Verantwortlichkeiten und Abstimmungs-Routinen seziert; erst dann wird ein Profil für die zukünftige Assistenz entwickelt – zugeschnitten auf die operative Realität. Bewerberauswahl erfolgt auf Basis von Eignung zur Verantwortung, Kommunikationsstil und der Bereitschaft, sich in eine gemeinsame Führungsstruktur einzufügen. So wird die Assistenz vom passiven Support zu einem aktiven Tandem-Partner – mitgestaltend, nicht nur absichernd.
Das STRATEN-System: Struktur schafft Entlastung, nicht der Lebenslauf
Das Herzstück des STRATEN-Systems ist das Miteinander: Klar definierte Zuständigkeiten, gesunde Kommunikationswege, transparente Entscheidungsbefugnisse. Die Assistenz übernimmt dabei nicht nur klassische Aufgaben, sondern setzt Prioritäten, steuert Informationsflüsse und bereitet Entscheidungsgrundlagen auf. Sie wird damit zur tragenden Säule der operativen Unternehmensführung, nicht zum verlängerten Arm. Dass solche Prozesse auch Rollenklarheit für den Chef selbst schaffen, ist fast ein angenehmer Nebeneffekt – plötzlich kann gezielt Verantwortung übergeben werden statt wild Aufgaben abzuwerfen.
Dieses System funktioniert aber nur, wenn beide Seiten bereit sind, Kontrolle in Struktur zu verwandeln. Der Unternehmer lernt, Verantwortung loszulassen – und zwar nicht ins Nichts, sondern in ein System, das Rückhalt gibt. So bleibt das Unternehmen auch dann handlungsfähig, wenn Komplexität und Wachstum zunehmen.
Schlussendlich: Mehr Durchblick, mehr Raum, nachhaltige Steuerbarkeit
Sobald Prozesse transparent sind und Verantwortungen klar geregelt, ändert sich der Alltag deutlich. Projekte kommen schneller voran, Abstimmungsbedarf sinkt, und die Überforderung weicht dem guten Gefühl, wieder steuern zu können. Wachstum wird dann nicht zur Dauerbelastung, sondern endlich zur Chance; die Assistenzstruktur wird zum Hebel für nachhaltigen Erfolg.
Wer seine Assistenz auf ein neues Level heben und operative Abhängigkeiten verringern will, kann ein unverbindliches Beratungsangebot bei Rebecca Straten anfordern.
Kontakt Straten Consulting GmbH via info@stratenconsulting.de oder https://rebeccastraten.de/
Originaltext von Straten Consulting GmbH; Inhalt frei angepasst
Unternehmen unterschätzen häufig, wie wichtig ein strukturiertes Zusammenspiel zwischen Führung und Assistenz ist. Erst wenn Verantwortlichkeiten, Entscheidungswege und Kommunikationsstrukturen sauber definiert sind, kann eine Assistenz den Unternehmer wirklich entlasten – reine Administration reicht dazu längst nicht mehr. Laut Rebecca Straten sollte die Suche nach einer Assistenz daher immer mit einer strukturellen Analyse beginnen und nicht einfach nach klassischen Kriterien wie Lebenslauf oder Erfahrung erfolgen; das STRATEN-System setzt dabei auf klare Rollenbilder, Transparenz und kooperative Steuerungsmechanismen – so werden operative Abhängigkeiten gezielt reduziert und echte Handlungsfähigkeit geschaffen. Die Rolle der Assistenz in deutschen Unternehmen rückt laut aktuellen Beiträgen immer mehr ins Zentrum der Debatte um moderne Führungsstrukturen. So betonen viele neue Managementstudien, wie entscheidend gezielte Einarbeitung, Vertrauen und Eigenverantwortung mittlerweile für das Funktionieren eines Führungstandems sind. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung neue Tools für die Zusammenarbeit bietet – aber die Technik allein fehlt, wenn die Verantwortungsbereiche unscharf bleiben; die Taz erklärt dazu, dass selbst fortschrittliche Kollaborationstechnologien keine klaren Zuständigkeiten ersetzen können. Gleichzeitig warnt etwa die Zeit vor einem zu mechanistischen Einsatz von Assistenzkräften: Wer Assistenzstellen als reine Kostenstellen versteht, riskiert, das wahre Potenzial für strategische Entlastung zu verspielen.