Wien – (23.10.2025) Wer schon mal in einem kleinen Betrieb gearbeitet hat, kennt das Dilemma: Ein Angebot steckt als Word-Dokument auf einem Server, der Vertrag als PDF im nächsten Ordner, die Rechnung kommt per Mail. Bis man alles zusammen hat, könnten die Kolleginnen schon fast Feierabend machen. Natürlich verkaufen die Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) die perfekte Ordnung als Allheilmittel – auf dem Papier klingt das auch ordentlich. Warum hapert’s dann oft in der Realität? Der Grund: Standardlösungen sind oft mehr Bremsklotz als Hilfe. Zu teuer, zu kompliziert, zu viel für das kleine Team, das bloß eine elegante Lösung braucht, statt eines digitalen Labyrinths. Kein Wunder, dass viele Betriebe nach kurzer Zeit wieder einen Schritt zurückrudern und das neue Tool links liegen lassen. 'Wir erleben regelmäßig, dass es weniger am Können liegt als vielmehr am Wollen und am Alltag: Wer soll sich wann und wie durch eine komplette Systemumstellung kämpfen?', so Christoph Wendl, Chef bei Iphos IT Solutions. Da helfen auch keine schicken Workflows oder eine Rechteverwaltung, wenn es schon am einfachen Wiederfinden von Dokumenten scheitert.
Lösungsansatz? Suchen statt Sortieren – klingt wie eine Ausrede für Unordnung, ist aber clever umgesetzt. Intelligente Such-Tools wie "search it" setzen dort an, wo klassisches DMS überfordert: Statt vorauszuplanen, ordnet das System on the fly, indexiert alles von PDFs bis Mails und findet relevante Dateien unabhängig von ihrem wild verstreuten Speicherort. Praktisch: Die Einführung ist schnörkellos, Mitarbeitende werden nicht mit dicken Handbüchern verschreckt und die IT muss nicht alle anderen Aufgaben fallenlassen, nur um ein weiteres Mammut-Projekt zu stemmen. Dazu kommt: Die Lizenzkosten sind überschaubar – kein Vergleich zu den Summen, die für Software, Wartung und Schulung der großen Anbieter fällig werden. Und mal ehrlich: Lieber eine Suche, die sofort liefert, als eine starre Ordnerstruktur, die keiner versteht.
search it punktet übrigens nicht nur mit cleverer Indexierung – das AI-Lab im Hintergrund schraubt laufend an KI-Funktionen, etwa damit auch Bildinhalte durchsuchbar werden. Für viele kleine Firmen ist genau das der Unterschied, der den Alltag erleichtert: Statt sich im Klein-Klein von Versionsnummern zu verlieren, können sie sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren. Ist dieser Ansatz jetzt die Rettung? Vielleicht nicht für jeden. Aber ein sympathischer Gegenentwurf zur Software-Großbaustelle allemal.
In kleinen und mittleren Unternehmen ist das Verwalten von Dokumenten zwischen personellen Engpässen, steigendem Digitalisierungsdruck und tatsächlicher Alltagstauglichkeit zu einer großen Herausforderung geworden. Obwohl klassische DMS-Lösungen versprechen, Ordnung zu schaffen, scheitern sie oft an Kosten oder an zu hoher Komplexität für schlanke Teams. Moderne Enterprise-Search-Ansätze – wie etwa search it – bieten eine niedrigschwellige Möglichkeit, das interne Datenchaos zu bändigen, indem sie eine schnelle, intuitive Suche über sämtliche relevante Speicherorte ermöglichen und so den Arbeitsalltag spürbar erleichtern, ohne dass große Systemumstellungen oder umfangreiche Schulungen nötig wären.
Aktuelle Branchenanalysen zeigen, dass gerade die fortschreitende Digitalisierung in Richtung Cloud-Lösungen, KI-gestützte Suchmechanismen und gesetzlich geforderte revisionssichere Archivierung KMUs zunehmend unter Zugzwang setzt. Dazu wurde zum Beispiel auf t3n.de diskutiert, wie zukunftsfähige Verwaltungslösungen nicht nur Effizienz, sondern auch Datenschutz und Compliance verbessern – was bedeutet, dass die Entscheidung für das "richtige" System weitreichende Folgen haben kann. Ein Blick auf die finanzielle Belastung durch IT-Projekte in kleinen Betrieben offenbart, dass überschaubare, cloudbasierte Systeme aktuell an Akzeptanz gewinnen, da sie sich besser an veränderte Marktbedingungen oder Homeoffice-Szenarien anpassen lassen. Gleichzeitig investieren Unternehmen laut einem Bericht der FAZ zunehmend in KI-basierte Tools, um Fachkräftemangel durch Automatisierung und intelligente Workflows abzufedern; die Entscheidung für Enterprise Search wird damit zu einem zentralen Baustein bei der Digitalisierung.
