Man kennt das: In der Werkstatt ist Hochbetrieb, aber im Verwaltungsraum stehen die Zeichen häufiger auf Stillstand. Statt moderner Geschäftsprozesse dominieren in vielen Handwerksbetrieben tradiertes Flickwerk: Excel-Hier, Insellösung-Da, dazwischen irgendwo das uralte Server-Gerät, das eigentlich schon in Rente dürfte. Das mag lange okay funktioniert haben, aber jetzt – mit akutem Fachkräftemangel, steigenden Kosten und immer herausfordernder werdenden Anforderungen – wird die Luft dünner. Natürlich will jeder gerne Zeit sparen, lieber am Kunden sein als am Drucker, aber ohne durchdachte Abläufe entsteht Chaos. Chris Möck bringt es auf den Punkt: „Wenn die Prozesse nicht eingespielt und miteinander verzahnt sind, dann zerrinnt die Marge schlicht im Arbeitsalltag.“
Sein Geschäftspartner Artem Axt legt nach: „Automatisierung auf wackeligen, über Jahre improvisierten Software-Fundamenten zu versuchen, ist wie ein Haus auf Sand zu bauen.“ Überambitionierte Versprechungen von künstlicher Intelligenz helfen herzlich wenig, wenn Daten mehrfach eingegeben, Schnittstellen fehlen und keiner im Betrieb so recht weiß, wie alles zusammenwirkt. Ein Erfahrungswert aus Axts eigenem Betrieb: Erst eine durchgehende, zentrale Systemlösung schafft Luft für Wachstum – ohne weitere Köpfe einstellen zu müssen. So haben Axt und Möck erkannt: Es geht nicht um möglichst viele Tools, sondern um wenige, gute, abgestimmte Systeme.
Im Handwerk verschärft sich das Dilemma, wenn wild Excel-Listen und Stand-Alone-Tools nachgerüstet wurden. Kalender, Dokumente, Aufträge – alles schwimmt flott nebeneinander, aber nicht miteinander. Kein Wunder, dass nicht wenige Chefs den Überblick verlieren und Teams sich mit Excel-Akrobatik ihre ganz eigenen 'Workarounds' basteln (die aber nur sie selbst verstehen). Und dann sollen Großhändler-Schnittstellen, Kalkulation, Materialbestellung und reibungsloses Teamwork einfach so funktionieren? Eher Wunschdenken. Artem Axt erklärt, warum: „Tools von der Stange”—also nicht speziell fürs Handwerk designte—laufen meist an wichtigen Alltagsthemen vorbei: Materialbeschaffung, Dokumentenflüsse, Baustellenabwicklung. Das erzeugt Frust statt Fortschritt.
Die Lösung? Keine Toolsammlung, sondern eine Softwarebasis, die wie ein Spinnennetz funktioniert: alles verbunden, alles erreichbar – möglichst alles in einem System. Digitale Bauakten, Angebote, Einsatzplanung: Die Informationen sollen im Betrieb dahin, wo man sie wirklich braucht – ob Schreibtisch oder Baustelle. Die zentrale Drehscheibe ist nicht Luxus, sondern Voraussetzung, damit nicht im Tagesgeschäft Admin-Arbeitszeit verpufft.
Wichtig: Auch die technische Anbindung nach außen muss stimmen. Wer mit Lieferanten und Partnern verbunden ist, braucht verlässliche Schnittstellen, sonst bleibt Effizienz ein leeres Versprechen. Artem Axt sagt es klar: „Isolierte Lösungen sind das Gegenteil von Zukunftssicherheit. Wer jetzt nicht vernetzt, bleibt zurück.“
Wie aber vorgehen? Zauberwort ist: Erst analysieren, dann handeln. Clever Workflows steigt tief ein – betrachtet die Prozesse von Anfrage bis Rechnungslegung, deckt Brüche und Optimierungspotenziale auf und setzt erst dann einen Plan auf. Das kann – je nach Betrieb – bedeuten: Altbewährtes bleibt, wird clever eingebunden, aber Unnötiges sortiert man aus. Bei der Implementierung steht dann nicht Software-Auswahl im Mittelpunkt, sondern das Zusammenspiel – das, was zählt.
Die Effekte stellen sich oft schnell ein: weniger Abstimmungen, weniger doppelte Datenpflege, spürbar mehr Transparenz für Führung und alle Mitarbeitenden. Bis zu sechzig Prozent Effizienzsprung? Klingt gewagt, erleben aber viele schon wenige Wochen nach dem Neustart (so zumindest berichten Kunden von clever Workflows). Das legt die Grundlage für mehr: Künstliche Intelligenz kann künftig Routine überflüssig machen – aber erst dann, wenn die Hausaufgaben vorher erledigt sind. Denn so charmant KI klingt: Ohne saubere Basis ist der Nutzen gleich null, da sind sich Möck und Axt einig.
Hand aufs Herz: Wer wissen will, wie viel Potenzial im eigenen Betrieb steckt – ein unverbindlicher Digitalisierungs-Check bei clever Workflows (https://clever-workflows.de/) zeigt, wo es hakt und wie aus Standgas Schubkraft werden kann.
Traditionell gewachsene Softwarelandschaften – allen voran Excel-Tabellen und Insellösungen – bremsen heute zahlreiche Handwerksbetriebe aus und erschweren effizientes Arbeiten. Chris Möck und Artem Axt, Gründer von clever Workflows, plädieren deshalb für eine durchdachte, zentrale Systembasis als Voraussetzung für nachhaltige Digitalisierung und spätere KI-Integration; sie betonen, dass dabei keine Tool-Vielfalt, sondern sinnvolle Vernetzung zählt. Zahlreiche Handwerksunternehmen konnten dadurch bereits deutliche Effizienzzuwächse verbuchen, während Add-ons und Insellösungen ansonsten oft nur zu mehr Bürokratie und Frust führen.
Aktuelle Entwicklungen zeigen: Die Bundesregierung setzt zunehmend auf digitale Förderprogramme, etwa "go-digital" oder "Digital Jetzt", um kleinen und mittleren Unternehmen den Umstieg zu erleichtern, wie etwa auf t3n.de und zeit.de berichtet wurde. Auch die steigende Verfügbarkeit branchenspezifischer Cloud-Systeme – zum Beispiel von Lexoffice oder openHandwerk – und wachsende Schnittstellen zu Lieferanten steigern die Attraktivität einer Modernisierung, bestätigen Recherchen der Wirtschaftswoche. Gleichzeitig verdeutlicht eine aktuelle Umfrage des ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks), dass zwar rund 75 Prozent der Betriebe Digitalisierung als relevant betrachten, es aber oft am Know-how für die richtige Umsetzung hapert; Beratungen wie die von clever Workflows schließen damit eine echte Lücke.
