Verborgene Schätze im Arbeitsalltag: Warum internes Erfahrungswissen für KI ein schwarzer Fleck bleibt

Was auf dem Papier fehlt, zählt oft doppelt. In erster Linie sind es Bereiche wie Kundenservice, operative Abläufe, HR und Vertrieb, in denen Erfahrungswissen nahezu zum heimlichen Grundstein der Zusammenarbeit wird – rund 35 Prozent sagen das so. Gleichzeitig geben etwa 63 Prozent an, dass mindestens die Hälfte ihrer Arbeit darauf basiert. Kein Wunder, dass 69 Prozent sich hin und wieder über stolprige, undokumentierte Prozesse ärgern. Interessant: Selbst da, wo sich Unternehmen um Dokumentation bemühen, bröckelt die Qualität – ein Drittel empfindet die Mitschriften als lückenhaft, schwer zugänglich oder einfach nicht ausreichend. Das Kuriose: Was schon für Menschen schwer nachvollziehbar ist, bleibt für KI außerhalb jeder Reichweite. Darum zählen „Datenqualität“ sowie die Art der Dokumentation für viele zu den größten Baustellen auf dem Weg zur gelingenden KI-Nutzung (33 bzw. 17 Prozent). Dan Lawyer, Chefstratege bei Lucid Software, bringt es auf den Punkt: „Ohne sichtbare Struktur fehlt Teams die Möglichkeit, voneinander zu lernen und Abläufe systematisch weiterzuentwickeln.“ Andererseits, so Lawyer, könnte mit der passenden Strategie und Priorisierung von Dokumentation in Zukunft ausgerechnet KI helfen, den Erfahrungsschatz zu heben: Routinen werden klarer, Prozesse wiederholbar, Synergien entstehen. Hintergrund: Die Zahlen stammen aus dem AI Readiness Report 2025, der im August 2025 europaweit, darunter 269 Angestellte aus Deutschland, erhoben wurde (Gesamt: 2.231 Teilnehmende). Mehr zur Umfrage unter lucid.co/blog/ai-readiness-survey-2025.

Das Unternehmen Lucid Software wirft im neuen AI Readiness Report einen kritischen Blick auf die Wissenslandschaft in deutschen Unternehmen. Ein zentrales Problem wird dabei sichtbar: Ein Großteil an Erfahrungswissen bleibt undokumentiert und für KI-Systeme wie auch neue Mitarbeiter:innen unerreichbar – mit Folgen für Effizienz, Innovation und Wissensweitergabe. Stattdessen brauchen Unternehmen Ansatzpunkte, etwa die konsequentere Erfassung informeller Abläufe und Routinen, um das Potenzial von KI überhaupt erst ausschöpfen zu können. Ergänzung / Internet-Recherche: Laut einem aktuellen Bericht auf ZEIT ONLINE verstetigt sich in vielen Unternehmen die Unsicherheit, wie interne Wissensschätze besser gehoben und für KI nutzbar gemacht werden können. Es wird diskutiert, dass gerade im Zuge von Digitalisierung und KI-Einführung alte, informelle Arbeitsabläufe hinterfragt und neu dokumentiert werden sollten – doch viele Beschäftigte fürchten dabei einen Kontrollverlust ihrer „persönlichen Tricks“ (Quelle: ZEIT ONLINE). Der Spiegel greift das Thema ebenfalls auf und betont, dass der Aufbau von gemeinschaftlichem Wissen durch KI nur dann gelingen kann, wenn Unternehmen neben Datenbanken auch eine neue Fehler- und Lernkultur entwickeln, in der die Weitergabe von Erfahrungswissen aktiv gefördert wird (Quelle: SPIEGEL). Die Süddeutsche Zeitung legt dar, dass zahlreiche Mittelständler unter der letzten Welle technologischer Umbrüche insbesondere dadurch leiden, dass Rentenwellen und Personalwechsel informelle Wissensressourcen gefährlich ausdünnen. Experten raten daher zu gezielten Mentoring-Programmen und Cross-Team-Austausch, um diesen Wissensverlust aufzufangen (Quelle: Süddeutsche Zeitung).