Wer schon einmal auf einen Wust von Papierkram gestarrt hat, träumt vermutlich von einem Knopfdruck, der alles regelt. Das Prinzip der E-Rechnung – schnell, transparent, möglichst ohne viel Nachdenken – ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) längst mehr als ein Buzzword. Interessant dabei: Deutschland schneidet mit knapp der Hälfte an bekannten Nutzern (48 %) europaweit besser ab als die Nachbarn, wo es oft an 40 % kratzt. Trotzdem wirkt vieles noch fremd, und vor allem: die praktische Umsetzung wird gescheut.
Nicht von ungefähr wünschen sich zahlreiche Unternehmen Hilfe: Über die Hälfte hält finanzielle Zuschüsse für unumgänglich, und fast ebenso viele möchten endlich leicht verständliche Anleitungen, die Step by Step zur E-Rechnung führen. Ein Drittel hofft auf einheitliche Regelungen innerhalb Europas – angesichts des Bürokratiedschungels durchaus verständlich. Die Angst vor zusätzlicher Last ist greifbar; viele befürchten mehr Bürokratie, dabei soll Digitalisierung ja eigentlich entlasten. Christian Mehrtens, Sage-Chef für Zentraleuropa, bringt es auf den Punkt: Wer digitalisiert, soll weniger steuern, nicht mehr. Und noch besser: Wer Daten strukturiert und systematisch nutzt, macht den Weg frei für KI und Co., weil maschinenlesbare Rechnungen die Grundvoraussetzung für moderne, smarte Geschäftsprozesse sind.
Es geht nicht um Visionen: Laut Studie kann die E-Rechnung den Verwaltungsaufwand um fünf Stunden – pro Woche, wohlgemerkt – senken. Runterrechnen aufs Jahr kommt da ein ordentliches „Sparschwein“ von bis zu 13.500 Euro zusammen. Ein kleiner Zeitsprung Richtung Zukunft: Die Durchlaufzeit von Zahlungen verkürzt sich um vier Tage, fehlende oder verzögerte Überweisungen werden um ein Fünftel weniger. Klar, das sind Durchschnittswerte – aber für viele Mittelständler, die um jede Liquidität kämpfen, können diese Stellschrauben entscheidend sein. Besonders im Kopf bleibt ein Wert: Fast 70 % der Unternehmen stöhnen über Steuerformalitäten – digitalisierte, strukturierte Finanzprozesse könnten hier spürbar Erleichterung schaffen.
Die Umstellung ist längst beschlossen: 2025 gilt E-Rechnungspflicht in Deutschland, mit Übergangslösung bis 2027. Sage sieht sich dabei als Vorreiter – alle nötigen Tools sind in deren Softwares bereits enthalten, ohne Aufpreis. Auch andere Anbieter beeilen sich jetzt, ihre Systeme fit zu machen. Praxisbeispiele zeigen: Unternehmen, die früh auf digitale Rechnungsstellung setzen, profitieren von gestrafften Abläufen und mehr Übersicht im Zahlenmeer.
Die genannte Studie spiegelt ein breites Bild: Mehr als 9.000 Unternehmen und 2.250 Profis aus Wirtschaft, Steuer und Finanzwesen in acht Ländern wurden befragt. Noch detailliertere Infos finden sich auf der Webseite von Sage – dort gibt es zahlreiche, oft auch etwas trockenere Studien frei zum Download.
Eine Beobachtung nebenbei: Wer Digitalisierung in großen Kampagnen fordert, darf den Mittelstand nicht vergessen – hier werden die meisten Arbeitsplätze geschaffen, und gerade sie brauchen Orientierung statt Hürdenlauf.
Die elektronische Rechnungsstellung steht 2025 in Deutschland für Unternehmen verpflichtend an, doch eine Vielzahl der KMU fühlt sich bislang überfordert – sowohl mit der Technik als auch mit den Prozessen, wie die Sage-Studie verdeutlicht. Viele Unternehmen sehen die Vorteile, wie Zeit- und Einsparpotenziale, befürchten jedoch zusätzliche Komplexität und wünschen sich politische Hilfestellung etwa durch Förderprogramme, europaweite Standards und praxistaugliche Anleitungen. Laut aktuellen Meldungen aus der Wirtschaftspresse (u. a. t3n, FAZ, SZ) nehmen Unsicherheiten bezüglich der technischen Implementierung und der Nachweisführung im Steuerrecht weiter zu; gleichzeitig wächst der Druck, da die Abgabefristen feststehen und digitale Infrastrukturen vielerorts noch Lücken aufweisen. Es wird diskutiert, ob der Mittelstand bei der Digitalisierung allgemein von der Politik stärker begleitet werden sollte, insbesondere bei kleinen Unternehmen im ländlichen Raum, bei denen notwendige IT- und Datenschutzkompetenz fehlt. In anderen europäischen Ländern – etwa Italien und Frankreich – ist das E-Invoicing bereits Pflicht und zeigt mittelfristig positive Effekte wie beschleunigte Zahlungszyklen und weniger Zahlungsausfälle, was insbesondere die Liquidität der Betriebe stärkt.
